Das Hinweisgeberschutzgesetz schreibt die Einrichtung der Hinweisgeber-Meldestelle für alle Unternehmen ab 50  Mitarbeitern vor. Dabei macht es keinen Unterschied, ob es sich um Voll- oder Teilzeitarbeitsverhältnisse handelt, gezählt wird die Anzahl Personen.

Für bestimmte Unternehmen ist der Betrieb einer Hinweisgeber-Meldestelle unabhängig von der Anzahl Beschäftigter verpflichtend. Diese Ausnahmen, wie z.B. für Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Versicherungsgesellschaften etc., sind im §12 HinSchG aufgeführt. 

Manchmal laufen Dinge schief – oft ganz ohne Absicht, manchmal aber bringen wenige Akteure mit zweifelhaften Absichten eine ganze Organisation in Mißkredit. Ohne Hinweise der eigenen Mitarbeiter oder auch Geschäftspartner ist es oft schwer oder erst zu spät möglich, solche Verstöße zu entdecken und abzustellen. Kommt es zu Sanktionen gegen das Unternehmen, leiden Reputation, Umsatz und Wachstumschancen. Der Betrieb einer internen Meldestelle ist eine wichtige Möglichkeit, sich proaktiv für die Einhaltung rechtlicher und ethischer Rahmenbedingungen einzusetzen.

Für jeden Kunden richten wir ein Online-Meldeportal ein. Sie erhalten von uns einen Link zu Ihrem Meldeportal, den Sie an die relevaten Personengruppen weitergeben können. Die Meldungen erfolgen digital in diesem Portal.

Zusätzlich dazu  können Sie die Möglichkeit nutzen, dass Hinweise telefonisch abgegeben werden. Dazu erhalten Sie von uns eine spezielle Telefonnummer. Die auf diesem Wege eingehenden Hinweise werden von uns im Meldeportal dokumentiert, so geht nichts verloren.

In unserem Meldeportal können wir hinterlegen, ob die Möglichkeit zur Abgabe anonymer Hinweise für Ihr Unternehmen freigeschaltet werden soll. Das Hinweisgeberschutzgesetz stellt Ihnen frei, ob Sie anonyme Meldungen annehmen bzw. zulassen möchten, oder nicht. Die Entscheidung liegt also bei Ihnen.

Wirklich ganz wenig. Wir brauchen Sie für die Konfiguration der Ersteinrichtung. Danach hören Sie von uns erst wieder, wenn wir einen Hinweis erhalten haben, dem Sie nach vorhergehender juristischer Prüfung durch uns intern nachgehen sollten. Alle anderen Aufgaben – wie die Kommunikation mit Hinweisgebern, die juristische Prüfung von Hinweisen oder  Einhaltung von Aufbewahrungs- und Auskunftspflichten – erledigen wir für Sie.

Gute Frage. Im ersten Moment könnte man meinen, der Betrieb einer Hinweisgeber-Meldestelle erfordert keine gesonderten  juristischen Kenntnisse.

Jetzt kommt das aber: ist ein Hinweis eingegangen, muss überprüft werden, ob dieser überhaupt gegen geltendes Recht verstößt und wenn ja, ob dieser Tatbestand in den Geltungsbereich des HinSchG fällt. Wir zumindest meinen, dass diese Prüfung in den Händen eines Juristen am Besten aufgehoben ist. 

Was bedeutet das für Sie? Extra-Sicherheit, wenn Sie sich für den All-In-One-Whistleblower-Service entscheiden. Bei uns wird jeder einzelne eingehende Hinweis juristisch geprüft.

Nein, das müssen Sie nicht. 

Sie können die Informationen zu den Meldewegen natürlich auch an Ihre Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden weitergeben. Dadurch erhalten Sie ggf. Hinweise auf Fehlverhalten gegenüber Dritten, beispielsweise bei der unlauteren Bevorzugung eines Lieferanten in der Auftragsvergabe. Eine Pflicht zur Veröffentlichung der Meldewege gibt es aber nicht.

Hier hat sich der klassische Aushang am schwarzen Brett bewährt.

Es ist jedoch oft schwierig und fehlerbehaftet, sich einen Internet-Link vom Aushang abschreiben zu müssen bzw. diesen später im Browser einzutippen. Unser Tipp: binden Sie einen QR-Code ein. Diese QR-Codes können heutzutage von jeder Smartphone-Kamera ausgelesen werden, der Link zum Meldeportal wird dann direkt geöffnet.

Wenn Sie vermeiden möchten, dass Mitarbeiter mit gezücktem Smartphone vor dem schwarzen Brett stehen müssen, legen Sie gedruckte Flyer zum Thema aus, auf denen sich neben dem QR-Code zum Meldeportal natürlich auch die Telefonnummer für die mündliche Abgabe von Hinweisen befindet. Den Flyer können Mitarbeiter bequem mit nach Hause nehmen und haben im Ernstfall die notwendigen Daten parat.

Ja, wenn ein Hinweisgeber sich für den telefonischen Meldeweg entscheidet, sind persönlich erreichbar und nehmen den Hinweis im Gespräch auf. Das ist uns wichtig, denn manche Themen sind einfach zu sensibel oder auch komplex, um Sie in ein Formular zu tippen oder als Sprachnachricht in die Cloud zu schicken.

Als Sprachnachricht? Tatsächlich sieht so die Umsetzung des telefonischen Meldeweges bei einigen Anbietern von Online-Meldeportalen aus. Hinweisgeber können im System eine Sprachnachricht abspeichern. 

Als Betreiber der Hinweisgeber-Meldestelle Ihres Unternehmens verstehen wir uns als Ihren verlängerten Arm bei der Kommunikation zu sehr vertraulichen Themen. Wir wollen einen wertschätzenden und gesprächsfördernden Rahmen für Ihre Mitarbeiter schaffen, dafür eignet sich der persönliche Kontakt am Besten.